Mauricio Montealegre - Mauricio.montealegre@nortonrosefulbright.com Viernes, 2 de diciembre de 2016

Sí, la facultad legal para efectuar estos pagos sigue estando vigente en el ordenamiento jurídico. Sin embargo, en la actualidad las entidades de control administrativo laboral, como la Ugpp (la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales), mantienen un estricto control sobre los empleadores que reconocen pagos o beneficios extralegales y no salariales a sus trabajadores.Ello significa que los pagos no salariales siguen siendo una alternativa de compensación viable y avalada por las autoridades judiciales y administrativas. 

¿Cómo se materializan dichos pagos?

Generalmente son beneficios extralegales que ayudan económicamente al empleador que los reconoce, y al trabajador que los recibe, pues sobre las sumas entregadas no se realizarán aportes al sistema de seguridad social, y tampoco se realizarán los aportes parafiscales (en aquellos casos en que deban realizarse).Adicionalmente, estos pagos no salariales tampoco forman base de cálculo y liquidación de las prestaciones sociales (auxilio de cesantías, intereses sobre cesantías y prima de servicio), de las vacaciones, ni de las indemnizaciones, cuando hay lugar a estas. 

¿A qué se debe entonces el aparentemente excesivo control que hace la Ugpp?

Surge como consecuencia de una necesidad de recaudo y control por parte del estado al abuso de este tipo de reconocimientos extralegales y no salariales por parte de los empleadores, pues bajo esta figura se ha generado una elusión y evasión en las contribuciones al sistema de seguridad social y de parafiscalidad que afecta el correcto funcionamiento de las diversas entidades que los conforman. Adicionalmente, la Ugpp está aprovechando sus facultades para castigar los errores técnico-legales en que incurren los empleadores al momento de reconocer los pagos no salariales, generando con todo esto una crisis en los departamentos contables y de recursos humanos de las empresas.

 

Así las cosas, ¿cómo debo hacer los reconocimientos no salariales?

Para efectuar un pago no salarial en forma correcta, debo tener en cuenta lo siguiente:

1. Verificar el soporte/razón del pago. Todos los pagos y/o reconocimientos que se entreguen como retribución directa de un servicio del trabajador son considerados salariales, sin importar el nombre que se le dé al pago, y no obstante si es en dinero o en especie.

 2. Acordar por escrito los pagos que sean recurrentes. Todo empleador tiene la posibilidad de crear pagos recurrentes no salariales para generar beneficios al trabajador(a), que sean distintos al pago que retribuye el servicio (salario). Ejemplo: auxilios por alimentación, transporte, salud, y similares. Para que estos pagos sean no salariales, debe haber un acuerdo expreso entre las partes. Si bien la ley laboral no dice que el acuerdo extralegal deba ser por escrito, sino expreso, se recomienda que sea por escrito.

3. Los pagos por mera liberalidad deben ser ocasionales. Si un empleador quiere reconocer una bonificación por mera liberalidad, no podrá hacerlo en forma recurrente, sino que debe ser ocasional, es decir que no debe tener una periodicidad pues genera el riesgo que se entienda como un sobre sueldo.