Viernes, 24 de julio de 2015

En la mayoría de los casos, la persona o entidad receptora del documento, verifica si el documento esta autenticado, pero no establece que dice el sello puesto por la notaria, y se limita a aceptarlo ya que el mismo tiene la validación notarial, la cual si bien en principio se procura hacer una revisión por la notaría, no indica que el documento original aportado sea legítimo (por ejemplo un acta de grado, pero se desconoce realmente si el interesado se graduó en esa entidad).

Encontramos sellos con escritos como “esta es una copia de copia” o “es de una copia simple”, por lo tanto no se está autenticado, en todos los eventos el documento de un original, y tampoco se está dando validez al contenido, que es lo que se piensa cuando cuenta con un sello de notaria.

Hace pocos días, se denunció la existencia de más de 1000 pensionados en Cundinamarca con documentación falsa y seguramente esa información esta con el sello notarial. De allí una de las críticas al valor agregado de las autenticaciones.

Por otro lado, encontramos con las nuevas tecnologías los documentos digitales, de los cuales se busca autenticar por ejemplo correos electrónicos, aceptación de negocios, citas y compromisos de negocios hechos por Internet,  que se requiere dejar soporte escrito, y no en todos los casos están con firma electrónica o digital según el caso. 

Al ir a la notaria la pregunta es ¿Cuál es el documento original?  

En este punto, el código general del proceso y el contencioso administrativo han dejado claro el punto judicialmente, en lo relacionado con la aceptación y valor probatorio de los mensajes de texto; pero nada se ha dicho respecto al trámite notarial. 

En nuestro sentir, el original necesariamente es el que se encuentra en medio digital, y todo lo impreso es una copia mecánica del mismo. Lo que no ocurre claramente a la luz de la ley de comercio electrónico, tienen lo que se conoce como equivalencia funcional y se consideran auténticos, mientras sean bits. 

De allí la importancia de entender el alcance de una diligencia de autenticación, que no es otro a la confrontación con un escrito presentado para decir que este es igual al que se ha tenido a la vista.

Igualmente, existe una norma aún sin uso en el mundo notarial, que permite volver texto físico, un documento electrónico.  

Y darle el valor de auténtico por el notario cuando es enviado con firma electrónica de un consulado, o de una notaria, es realmente una revolución al permitir cambiar lo electrónico a físico y autorizar su reconocimiento.

Lo cierto es que estamos en mora de subir un nivel más en el proceso notarial,  aprovechando los avances tecnológicos y crear mecanismos que permitan confrontar la realidad del contenido en documentos como diplomas o certificados laborales,  y se podrían validar con los que estén en repositorios notariales.