Aquí como en otros muchos asuntos a los cuales se ha hecho referencia en pasados artículos publicados en este medio, la Ley 1258 en su artículo 20 volvió a otorgarles a los accionistas de las SAS libertad contractual para que pudieran determinar las reglas de juego que irían a regir lo referente a la convocatoria, pero, eso sí, precisando que de no hacer uso de esta prerrogativa, la sociedad queda obligada a que: a)  La citación únicamente pueda hacerla el representante legal a través de un medio escrito; b) Así se trate de una asamblea ordinaria o extraordinaria, entre la fecha de la citación y la de la asamblea deben mediar cinco días hábiles, sin contar el día de la citación ni el de la reunión; c) Las convocatorias, sin excepción, deben incluir el orden del día a tratar; d) El derecho de inspección podrán ejercerlo los accionistas durante los cinco días hábiles anteriores a la reunión, en los casos en los que el máximo órgano social vaya a aprobar balances de fin de ejercicio u operaciones de fusión, transformación o escisión. 

 

De otra parte, pero en estrecha relación con este aspecto de la convocatoria, es importante tener en cuenta que no obstante que la Ley 1258 omitió  referirse en concreto a la periodicidad con que deben realizarse las reuniones ordinarias de la asamblea, ello no sustrae a una sociedad por acciones  simplificada del compromiso legal de cumplir con lo dispuesto en los artículos 181 y 422 del Código de Comercio que, en su orden establecen: “ Los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos...”. “Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio...”. En tal sentido, en una primera instancia, será obligación del representante legal o del órgano que estatutariamente corresponda, convocar a los accionistas, so pena de hacerse responsables de los perjuicios que se le causen al ente jurídico, a los accionistas y/o a terceros.

 

También resulta oportuno comentar que, así se trate de una SAS, ante la ausencia de convocatoria los accionistas están en capacidad de optar por alternativas tales como: 1) Reunirse por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a. m., en el domicilio principal de la sociedad; 2) Instar al revisor fiscal para que, en cumplimiento de sus funciones, convoque a la reunión; 3) Acudir a la Superintendencia de Sociedades para que sea ella quien lo haga, con fundamento en lo dispuesto por el artículo 423 del estatuto mercantil.  

 

Así las cosas, un simple análisis de lo aquí planteado aporta los elementos necesarios para sugerir  la conveniencia de incorporar expresamente en los estatutos iniciales o en una reforma: las personas u órganos que puedan convocar y el número mínimo de accionistas que tengan capacidad para pedir que se celebre una reunión del máximo órgano social; el plazo que debe mediar entre la citación y la fecha de la asamblea ordinaria o extraordinaria, según el caso; si las llamadas reuniones por derecho propio van a seguir las reglas que el estatuto mercantil tiene establecidas para las sociedades tradicionales o, si por razones estratégicas, se van a incorporar otros criterios  o, si en ningún caso, dichas reuniones van a tener ocurrencia, alternativa esta última que la misma Supersociedades ha considerado viable en tratándose de sociedades por acciones simplificadas; cualquier otra cuestión que armonice los intereses colectivos de las personas que estén vinculadas a la sociedad como administradores y/o accionistas.  

 

Por último, pero no menos importante, es preciso insistir en que un inadecuado tratamiento de cualquiera de estos aspectos que aquí se han analizado de manera somera, puede, eventualmente, generar los efectos que menciona el artículo 190 del Código de Comercio respecto a nulidades e ineficacias, con consecuencias económicas, administrativas y jurídicas complejas, lo que de por sí amerita un cuidadoso manejo.