María Clara Londoño Abogada Derecho Corporativo de Esguerra Asesores Jurídicos

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María Clara Londoño jueves, 4 de marzo de 2021

“Por el cual se determinan las reglas aplicables a las reuniones de asambleas o juntas de socios del máximo órgano social de personas jurídicas que, en virtud de lo señalado en el parágrafo transitorio del artículo 6 de la Ley 2069 de 2020, se reúnan durante el año 2021”

ANTECEDENTES

• El parágrafo transitorio del artículo 6° de la Ley 2069 de 2020 concedió al Gobierno Nacional la facultad de establecer el tiempo y la forma de la convocatoria y de las reuniones ordinarias y por derecho propio que deba celebrar el máximo órgano social para el año 2021; así como las disposiciones necesarias para las reuniones pendientes del año 2020.

• El artículo 5° del Decreto 434 de 2020 dispuso que las reuniones ordinarias del máximo órgano social correspondientes al ejercicio del año 2019, podrían celebrarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional.

• El artículo 1° de la Resolución 222 de 2021 prorrogó la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional hasta el 31 de mayo de 2021.

A continuación, podrán encontrar las nuevas medidas que trae el Decreto 176 de 2021 en materia de reuniones ordinarias y por derecho propio en el marco de la emergencia sanitaria nacional:

1. Reuniones ordinarias pendientes del ejercicio 2019

Las reuniones del máximo órgano social correspondientes al ejercicio contable de 2019, deberán celebrarse a más tardar el 31 de marzo de 2021.

Así las cosas, atendiendo a la regla general, si la persona jurídica no opera los días sábado y no prevé en sus estatutos un término diferente, la fecha límite para enviar la convocatoria sería:

• Sociedades reguladas en el Código de Comercio (1), el 8 de marzo de 2021.
• Sociedades por acciones simplificadas (2), el 23 de marzo de 2021.

Si vencido el plazo para su celebración, la reunión ordinaria no se lleva a cabo, la asamblea general de accionistas o junta de socios podrá reunirse por derecho propio el primer día hábil de abril de 2021 a las 10:00 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

2. Reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio 2020

En cuanto a las reuniones ordinarias del máximo órgano social correspondientes al ejercicio contable de 2020, el Decreto 176 de 2021 dispuso que se deberán llevar a cabo conforme a lo establecido en el artículo 422 del Código de Comercio, es decir, que deberán celebrarse a más tardar el 31 de marzo de 2021 y, consecuentemente, la fecha límite para enviar las convocatorias será la misma tanto para las correspondientes al ejercicio de 2019, como para las del ejercicio 2020.

El mismo artículo señala que, a falta de convocatoria, la asamblea general de accionistas o junta de socios podrá reunirse por derecho propio el primer día hábil de abril a las 10:00 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

3. Reuniones ordinarias presenciales, no presenciales o mixtas

Las reuniones ordinarias podrán celebrarse de manera presencial, no presencial o mixta, según lo decida cada persona jurídica. Para tales efectos, aplicarán las reglas sobre convocatoria, quórum y mayorías establecidas en los estatutos o la ley.

Vale la pena recordar que, para las reuniones no presenciales y mixtas, se deberá tener en cuenta lo dispuesto por Decreto 398 de 2020, adicionado al Decreto 1074 de 2015:

“ARTÍCULO 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. (…)

Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012 [así como a las reuniones mixtas de conformidad con el parágrafo de este artículo].” (Subrayas propias).

En síntesis, la norma citada eliminó el requisito de universalidad para las reuniones que se realicen bajo la modalidad no presencial o mixta.

Si bien el artículo 3° del Decreto 176 de 2021 establece que la sociedad será responsable por las condiciones de salubridad para las reuniones presenciales y por el desarrollo de las reuniones no presenciales o mixtas; también impone la carga en cabeza de los asociados de contar con los medios necesarios para participar en las reuniones que se desarrollen bajo estas dos últimas modalidades.

4. Derecho de inspección

Para el ejercicio del derecho de inspección de que trata el artículo 447 del Código de Comercio, el Decreto 176 de 2021 otorga la posibilidad a los administradores de disponer que se ejerza a través de repositorios de información digital u otros instrumentos, siempre y cuando se garantice la reserva de la información.

5. Reuniones ordinarias en las que se deban agotar temas de los dos ejercicios (2019 y 2020)

Las reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio 2019 que aún se encuentren pendientes, podrán realizarse junto con la reunión ordinaria correspondiente al ejercicio 2020, siempre y cuando primero se agoten los asuntos relacionados con el ejercicio del 2019 y luego los del 2020.

El derecho de inspección para ambos ejercicios deberá ser ejercido por los asociados dentro del mismo término, según los estatutos o la ley.

6. Imposibilidad para el desarrollo de la reunión por derecho propio

Cuando la reunión por derecho propio no se pueda desarrollar como consecuencia de las medidas adoptadas por las autoridades nacionales o territoriales para controlar el riesgo generado por el COVID-19, cualquier asociado podrá solicitar a la entidad competente (3) que ordene al administrador o revisor fiscal que convoque a una reunión en la que se agoten los temas de la reunión ordinaria del ejercicio correspondiente.

6.1. Término para presentar la solicitud

La solicitud por parte de cualquier asociado deberá presentarse dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la reunión por derecho propio que no se pudo llevar a cabo. Vencido el término, la solicitud no podrá presentarse y la entidad competente no podrá impartir la orden para convocar.

6.2. Contenido y forma de presentación de la solicitud

La solicitud podrá presentarse por los canales de atención (presenciales o no) con que cuenta la entidad correspondiente y deberá incluir lo siguiente (4):

- Nombre y NIT de la sociedad;
- Nombre y número de identificación del solicitante; y
- Manifestación de no haber sido posible realizar la reunión por derecho propio y el motivo de dicha imposibilidad.

La entidad competente podrá requerir aclaración o adición a la solicitud presentada. Dicho requerimiento, no será objeto de recursos y deberá ser respondido dentro de los tres (3) días siguientes, so pena de que la solicitud se entienda como desistida.

6.3. Orden de convocar

Luego de la solicitud, la entidad competente ordenará a los administradores o al revisor fiscal que convoquen a una reunión del máximo órgano social que tenga lugar dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que quede en firme el acto administrativo con la orden correspondiente.

En cuanto a la convocatoria, además de los requisitos legales y estatutarios que resulten aplicables, la misma deberá ser publicada en la página web de la sociedad (si la tuviere), así como en la puerta principal de las oficinas del domicilio principal en las que opera la administración.

6.4. Quórum y mayorías

Es importante señalar que, si bien las reuniones que se celebren en virtud de dicha solicitud no constituyen reuniones por derecho propio, a las mismas les serán aplicables las reglas de quórum y mayorías previstas para esta clase de reuniones (por derecho propio) (5)

7. Incumplimiento de deberes

Serán sometidos a las sanciones que resulten aplicables según el caso, los administradores que no cumplan con: (i) el deber de convocar a las reuniones ordinarias de que trata el decreto; (ii) el deber de permitir el ejercicio del derecho de inspección; o (iii) la orden de convocar emitida por la entidad competente.

8. Aplicación extensiva a otras personas jurídicas

Salvo lo contemplado en el artículo 14 del Decreto 176 de 2021 (sobre asambleas en propiedades horizontales), las reglas previstas para las reuniones presenciales, no presenciales y mixtas son aplicables a todas las personas jurídicas de conformidad con las normas propias y especiales de cada una.

9. Asambleas en las propiedades horizontales

Para efectos del quórum en las reuniones no presenciales, se tendrá en cuenta lo contemplado en los artículos 44, 45 y 46 de la Ley 675 de 2001 y el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 20156.

Para la aplicación de los artículos 1, 2 y 3 del Decreto 176 de 2021, deberá acreditarse la validez de la reunión conforme a lo establecido para cada modalidad en los términos de la Ley 675 de 2001.

(1) Artículo 424 del Código de Comercio.
(2) Artículo 20 de la Ley 1258 de 2008.
(3) Será competente la Superintendencia que ejerza la supervisión sobre la persona jurídica o sociedad comercial de que se trate.
(4) De conformidad con el Decreto 176 de 2021, “La información contenida en la solicitud, se entenderá presentada bajo la gravedad de juramento del solicitante.”
(5) De conformidad con el artículo 429 del Código de Comercio en las reuniones por derecho propio se deliberará y decidirá

válidamente “(…) con un número plural de socios cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada.”

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