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Guilermo Navarro Romero jueves, 25 de agosto de 2016

No obstante los empresarios colombianos desconocen el verdadero alcance dicho régimen, en especial las obligaciones que todos los empresarios deben cumplir y las fechas establecidas para el cumplimiento, además de las sanciones que se podrán generar como consecuencia de la desatención. 

¿Qué es el Registro Nacional de Bases de Datos? 

Partiendo del conjunto de disposiciones relacionadas con el tratamiento de datos personales (Habeas Data) y como parte de la aplicación real de las normas vigentes en Colombia, se estableció un sistema de registro público, a cargo de la SIC denominado “Registro Nacional de Bases de Datos - Rnbd” a través del cual se realizará la administración y el control de todas las bases de datos en Colombia. 

¿Es opcional o es obligatorio registrar las bases de datos?

A pesar del amplio desconocimiento que se presenta a nivel nacional, es importante aclarar que no es facultativo ni opcional realizar el registro de las bases de datos, de hecho, el régimen lo establece como un “deber“ que tienen cumplir todas las personas (naturales/jurídicas) que realicen el tratamiento de datos personales por medio de bases de datos. 

¿Quiénes están obligados a registrar sus bases de datos ante la SIC-Rnbd en este momento?

Están obligados a realizar el registro de sus bases de datos los Responsables del Tratamiento de datos personales, es decir aquellas personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que directa o indirectamente decidan sobre las bases de datos y/o su tratamiento, mencionando que a la fecha, el sistema de Rnbd está habilitado para “personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta” de conformidad con la circular 002 de 2015 (SIC). En relación con las personas naturales, entidades públicas y personas jurídicas no inscritas en la Cámara de Comercio, los plazos se generan después de la habilitación y publicación de las instrucciones por parte de la entidad.   

¿Existe algún plazo o fecha límite para cumplir con este deber?

Si, en efecto el plazo para realizar la inscripción expira dentro del año siguiente a la fecha en la cual se habilitó el Rnbd, y para facilitar este proceso se señalaron las siguientes fechas plazos de acuerdo con los últimos dos dígitos del número de identificación Tributaria (NIT) de cada persona así: 

i)Terminados de 00 a 24: hasta el 8 de febrero de 2016. 

ii)Terminados de 25 a 49: hasta el 10 de mayo de 2016. 

iii)Terminados de 50 a 74: hasta el 8 de agosto de 2016. 

iv)Terminados de 75 a 99: hasta el 8 de noviembre de 2016. 

Ahora, es posible que muchas empresas no se hayan percatado de esta obligación y del vencimiento, por este motivo, es importante tener en cuenta la fecha límite del 8 de noviembre de 2016 para evitar consecuencias negativas. 

¿Qué debo tener para registrar mis bases de datos?

En esencia y además de contar con las políticas del tratamiento de datos personales, se recomienda realizar una auditoría e inventario de todas las bases de datos (físicas o digitales) para incluir toda la información necesaria, además del análisis en relación con ubicación, seguridad, acceso, control y los canales de atención de peticiones, quejas o reclamos respectivos.

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