Trámites indispensables que deben realizar sociedades comerciales antes del 31 de marzo

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El inicio de 2026 marcó el comienzo de un nuevo calendario corporativo que, con base en la legislación mercantil, define la fecha límite que tienen las sociedades para llevar a cabo diferentes trámites. Si bien la mayoría están enfocados en el análisis de los resultados del año inmediatamente anterior y en la fijación de objetivos de cara a los próximos meses, todos deben cumplirse al pie de la letra para evitar sanciones administrativas y económicas a las que haya lugar.

La primer actividad que hace parte de este cronograma es la renovación anual de matrícula mercantil, la cual deben efectuar tanto sociedades colombianas como sucursales de sociedades extranjeras, presentando los estados financieros finales del año anterior.

Según explicó Maxce Contreras Mendoza, directora de Cobalto Consultoría Legal Corporativa, “la matrícula mercantil es la carta de identidad legal y financiera de cualquier empresa o comerciante. En otras palabras, es el registro que otorga seguridad jurídica y transparencia ante el mercado, bancos y el Estado”. Enfatizó en que la renovación deberá hacerse efectiva antes del 31 de marzo, con el fin de mantener actualizada la información que integra al ecosistema empresarial.

De no hacerlo, la Superintendencia de Sociedades podrá imponer una multa de hasta 17 smlmv, equivalentes a $29,7 millones. A su vez, Contreras advirtió que las sociedades que no cuenten con esta matrícula no podrán para contratar con el Estado, “acceder a beneficios crediticios o certificar su vigencia comercial y posterior disolución o liquidación si no se renueva por 5 años”.

Asamblea de accionistas

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Para el tercer mes del año, las sociedades también deberán haber celebrado una reunión ordinaria de asamblea general de accionistas o de junta de socios en el caso de sociedades limitadas o en comandita simple.

María Isabel Romero, socia de Pérez-Llorca, Gómez-Pinzón, aseguró que este es el trámite que supone más retos operativos porque “implica la realización de una serie de informes adicionales por parte del gerente y revisor fiscal, entre los que están la preparación de estados financieros y el proyecto de distribución de utilidades”.

En el marco de estas reuniones, los integrantes deberán cumplir con seis funciones principales: conocer y aprobar el informe de gestión presentado por el representante legal y la junta directiva, revisar y aprobar los estados financieros correspondientes a 2025, analizar el informe entregado por el revisor fiscal (si aplica), designar o ratificar el nombramiento de los administradores, distribuir los porcentajes de utilidades y adoptar las acciones destinadas al cumplimiento del objeto social de la compañía. “En consecuencia, en esta reunión deberán ponerse a consideración y aprobación del mencionado órgano social los siguientes documentos”, agregó Romero.

Al respecto, Contreras aclaró que la reunión podrá realizarse después de marzo siempre y cuando se haya pactado una fecha distinta en los estatutos de la sociedad. De no contar con esa cláusula, por mandato legal, “la Superintendencia de Sociedades es el organismo encargado de vigilar este cumplimiento y no llevarla a cabo acarrea multas administrativas y responsabilidad legal para los administradores por omitir el deber de informar a los accionistas”.

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Luego de que la asamblea general de accionistas apruebe los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2025, las sociedades contarán con un mes para depositarlos ante la Cámara de Comercio de su respectivo domicilio. Sin embargo, aquellas que estén sometidas a vigilancia o control de la Supersociedades, deberán presentarlos a este organismo de control y no ante la Cámara de Comercio.

En este punto resulta importante aclarar que, aunque una sociedad no haya estado bajo vigilancia de la Supersociedades el año pasado, tendrá hasta el 31 de marzo para notificar si cumple con los presupuestos de vigilancia aplicables para este año, entre los que están haber obtenido ingresos totales o agrupado activos por más de $39.310 millones, de acuerdo con el Decreto 1074 de 2015.

Otras obligaciones

Pero eso no es todo. Antes de finalizar el primer trimestre del año, las sociedades o sucursales deberán presentar tres reportes ante la Supersociedades. El primero es el informe 75, aplicable a las sociedades que estén obligadas a implementar el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, Sagrilaft, o el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, Ptee.

En segundo y tercer lugar están el informe 58 sobre Oficial de Cumplimiento de Sagrilaft y del Ptee y el informe 08, correspondiente con el reporte de sostenibilidad, el cual es aplicable para aquellas que hayan percibido ingresos iguales o superiores a 40.000 smlmv, equivalentes a más de $70.036 millones.

Por otra parte, los administradores, con base en los estados financieros, deberán decidir si la sociedad seguirá operando durante los siguientes 12 meses. Para ello, deberán estudiar información del pago de obligaciones a terceros, los indicadores económicos, el pago de dividendos, la pérdida de empleos, las deudas que estén en etapa de cobro difícil y la capacidad de pago de obligaciones. Finalmente, las sociedades deberán inscribir sus páginas web y dominios en el registro mercantil, pagar la contribución especial a la Supersociedades y registrar sus establecimientos de comercio.

Antecedentes

Dependiendo de las características de algunas sociedades, estás tendrá obligaciones adicionales como la renovación del Registro Único de Proponentes, el Registro Nacional de Turismo y la presentación de información cambiaria. Romero advirtió que no cumplir con el registro del establecimiento de comercio da lugar a sanciones de hasta 17 smlmv ($29,7 millones) y no efectuar el registro de situación de control o grupo empresarial a una multa de 200 smlmv ($350,8 millones).