Investigaciones internas: diez claves para su implementación

En un entorno regulatorio cada vez más exigente, las investigaciones internas se han convertido en una herramienta crítica de gestión de los riesgos legales y reputacionales dentro de las empresas. Cuando estas investigaciones se realizan de manera adecuada, proporcionan una base fáctica sólida que les permite a las empresas tomar decisiones sustentadas en evidencias objetivas y garantizar la trazabilidad de sus actuaciones. Lejos de ser una tendencia en materia de cumplimiento normativo, las investigaciones internas constituyen un mecanismo esencial para conocer los hechos con agilidad, gestionar posibles daños y, cuando corresponde, colaborar eficazmente con las autoridades.

Además, las investigaciones internas permiten a las empresas identificar áreas de mejora en sus procesos internos, implementar medidas correctivas encaminadas a fortalecer la cultura de cumplimiento y demostrar ante las contrapartes —incluyendo las autoridades— un compromiso real con la ética y la integridad.

Considerando su relevancia en el contexto empresarial actual, comparto las diez claves para diseñar e implementar un plan de investigación interna con resultados efectivos:

1. Delimitación del alcance: identificar con precisión los hechos e individuos que serán objeto de la investigación interna. Esta identificación permite orientar el proceso y alcanzar los resultados esperados.

2. Planificación temporal: determinar periodos y ámbitos geográficos para la realización de una investigación interna realista. Para esto, es importante evitar tanto la dispersión como la restricción excesiva, así como, elaborar un plan dinámico que se ajuste conforme evolucionen los hallazgos.

3. Equipo independiente: designar un equipo investigador independiente, bien sea interno, externo o mixto, con el fin de garantizar la objetividad de la investigación interna.

4. Equipo multidisciplinar: designar un equipo investigador multidisciplinar, conformado por expertos de distintas áreas.

5. Identificación de las fuentes de información: identificar y clasificar las fuentes de información según su tipo, origen, confiabilidad y relación con los hechos investigados.

6. Recolección y custodia de la evidencia: recolectar la evidencia mediante protocolos que garanticen su integridad, autenticidad, trazabilidad y custodia. En ocasiones, es recomendable emitir un hold notice que impida la posible destrucción o alteración de los datos relevantes.

7. Utilización de tecnología e-discovery: optimizar la gestión de grandes volúmenes de información con el fin de reducir los tiempos y recursos requeridos.

8. Protección del privilegio y confidencialidad: determinar el equipo a cargo de la investigación interna, marcar adecuadamente las comunicaciones y realizar advertencias durante las entrevistas que se realicen.

9. Realización de entrevistas: obtener información directa, aclarar hechos, comparar datos de distintas fuentes y evaluar la credibilidad de los entrevistados son algunas de las finalidades de las entrevistas, las cuales se deben realizar utilizando metodologías estructuradas.

10. Remediación y cierre: implementar medidas correctivas proporcionales es fundamental para fortalecer la cultura ética y optimizar los controles y sistemas de cumplimiento, por lo que estas medidas constituyen un elemento clave para el cierre efectivo de una investigación interna.

En síntesis, las investigaciones internas contribuyen a la mejora continua de los sistemas de cumplimiento y a la prevención de futuras incidencias, y cuando se abordan con rigor metodológico y visión estratégica, se convierten en un instrumento de control de los riesgos legales y reputacionales dentro de las empresas.