viernes, 22 de septiembre de 2017

La ley que creó las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.) cumplirá una década y aún hoy persisten con frecuencia inquietudes relacionadas con su administración, sobre todo respecto a las sociedades de único accionista.

¿Debo celebrar asambleas del máximo órgano social?
El término Asamblea da a entender que necesariamente se trata de la reunión de un cuerpo colectivo. Ahora bien, el legislador estableció que para el caso de las sociedades por acciones simplificadas, cuando se consolida la participación en una sola persona, todas las determinaciones que le corresponderían a tal órgano serán ejercidas por el accionista único, sea este persona natural o jurídica, quien deberá celebrar sus reuniones ordinarias o extraordinarias, según corresponda, con la observancia de las reglas estatutariamente previstas para su celebración.

Sobre la aprobación de las cuentas sociales, la ley señala que el único accionista debe dejar constancia de su aprobación. Si coincide este con el representante legal, no habrá restricción para la aprobación de su propia gestión.

¿Debo llevar actas y libros de comercio?
Sí. Es una obligación de todas las sociedades registrar las determinaciones que adopten sus órganos sociales mediante las correspondientes actas y para el caso de la sociedad de único accionista no hay excepción. Asimismo, la ley consagró la obligación de asentar las actas en los libros correspondientes que, además del de accionistas, son los libros que deberán haber sido inscritos en el registro mercantil para el cumplimiento de todos sus efectos probatorios.

Ahora bien, no necesariamente se requiere de libros físicos, pues desde hace varios años los libros de comercio pueden llevarse a través de medios electrónicos, siempre que se adelante con anterioridad su registro y se cumplan los criterios de inalterabilidad, seguridad e integridad de la información.

¿Requiero designar un secretario para que mis actas tengan validez?
Si bien resultan aplicables las normas del Código de Comercio para las circunstancias no previstas en la Ley 1258, en lo concerniente a la elaboración de actas en las que genéricamente está presupuestada la designación de un presidente y secretario de la reunión y que sean éstos quienes den fe de las deliberaciones y decisiones sociales, en el caso de las S.A.S. de único accionista no puede darse aplicación plena a esta disposición.

Respecto del nombramiento de un secretario para la realización de las asambleas de accionistas, la Superintendencia de Sociedades ha mencionado que en esta clase de entidades resulta inane, pues ya existe una obligación de que el accionista exprese mediante las actas sus determinaciones sociales, por lo que no se requiere la designación de tal secretario, aunque, sin ser una exigencia legal, para efectos probatorios podría ser deseable.

¿Si el accionista único es una sociedad extranjera, debo inscribir la situación de control?
En efecto, al consolidarse la participación del capital se cumple el primer presupuesto establecido por la ley que señala las presunciones de subordinación. Esta circunstancia obliga a efectuar la respectiva declaración de tal situación y su inscripción en el registro mercantil.