Domicilio Social en la era de la Virtualidad

Como asesores recibimos con frecuencia preguntas acerca de la posibilidad de constituir y operar una sociedad en Colombia de manera virtual o digital sin contar con una dirección física. La intención recurrente consiste en poder contar con un “domicilio virtual” que podría ser una dirección electrónica o una plataforma digital desde la cual se desarrollan las actividades de la empresa, se realizan las labores administrativas y operativas del negocio y se establezca contacto / interacción con terceros, clientes y autoridades. Aun cuando este concepto ha ganado fuerza con la digitalización, el teletrabajo y el uso de espacios de coworking, sin que exista necesariamente una sede física propia, es necesario contar con una dirección para efectos del registro ante las distintas autoridades. Actualmente no es posible registrar una sociedad usando una ciudad como domicilio y una dirección de correo electrónico o espacio virtual, sin indicar una dirección para la ubicación física.

Desde el punto de vista normativo, conviene recordar que según lo dispuesto en el Código Civil (Art. 86) “El domicilio de los establecimientos, corporaciones y asociaciones reconocidas por la ley, es el lugar donde está situada su administración o dirección, salvo lo que dispusieren sus estatutos o Leyes especiales.” De otro lado, el Código de Comercio y normas reglamentarias, disponen que el domicilio de las sociedades se establece en sus estatutos (escritura pública o documento privado). Con posterioridad a estas normas se han expedido varias reglamentaciones sobre herramientas virtuales para el desarrollo de la actividad mercantil como por ejemplo la ley de comercio electrónico (Ley 527 de 1999). Sin embargo, para el domicilio de una sociedad, se mantiene la referencia al lugar geográfico, físico, sin reglamentar la posibilidad de una operación virtual.

Como lo hemos indicado, formalmente, además de establecer un domicilio se requiere una dirección física para poder completar la constitución y registro de una sociedad, ya que se exige para efectos de registro mercantil, registro tributario, notificaciones, visitas de inspección, fiscalización y cumplimiento de normas laborales y de salud ocupacional. Incluso el formato de la Cámara de Comercio llega a indagar sobre el título al que se utilizará el espacio correspondiente a esa dirección registrada (v.gr. propiedad, arriendo, comodato).

En la práctica lo que sucede es que hay compañías que tienen una operación digital / virtual, sin embargo, para cumplir con los requerimientos formales / registrales incluyen una dirección física “nominal”. Esto reviste ciertos desafíos en la medida en que varias compañías que prestan servicios de coworking o de renta de arrendamiento de espacios por tiempo / gestión, no permiten utilizar sus direcciones como dirección registrada ante las autoridades.

En conclusión, sería deseable migrar a una regulación que permita la operación virtual de una empresa sin perder la seguridad de contar con direcciones de notificación y contacto tanto para la compañía como para sus representantes, así como asegurar la trazabilidad de los registros. Por supuesto esta posibilidad tendría que estar acompañada de consecuencias / sanciones en caso de que esta forma de desarrollo de negocios se utilice para defraudar a terceros (responsabilidad de administradores y accionistas). Por último y no menos importante, no tener una dirección física no relevará nunca a las empresas del cumplimiento de sus obligaciones legales ni de llevar contabilidad - tener sus libros al día.