Horas extra sin autorización previa: implicaciones legales y operativas para las empresas

Uno de los cambios más significativos introducidos por la reciente Reforma Laboral es la eliminación del requisito de solicitar autorización al Ministerio de Trabajo para que los empleados puedan laborar horas extra. Antes de esta reforma, las empresas debían presentar una solicitud formal ante la autoridad laboral, cuya respuesta podía demorar entre cuatro y seis semanas.

Adicionalmente, era necesario solicitar ante la ARL una certificación que incluyera: (i) las exigencias de cargas psicosociales, físicas y cualquier otro riesgo asociado a los cargos para los cuales se solicitaban horas extra; (ii) una evaluación que determinara si los trabajadores podrían verse afectados por dichas exigencias; y (iii) la constancia de que la empresa contaba con programas de vigilancia epidemiológica aplicables a esos riesgos. Estos requisitos normativos generaban un cuello de botella considerable para la planeación inmediata de jornadas laborales y la atención oportuna de contingencias operativas.

Con la nueva regulación, esta autorización previa desaparece. Ahora es el empleador quien asume la responsabilidad directa de llevar un registro claro y documentado de las horas extra trabajadas, además de garantizar su pago oportuno conforme a la normativa vigente.

Mayor flexibilidad, pero también mayores responsabilidades

Si bien esta modificación reduce la carga administrativa y otorga mayor agilidad operativa, también implica un cambio sustancial en la responsabilidad del empleador. La carga de la prueba recae ahora sobre la empresa. En caso de no registrar correctamente las horas extra, las consecuencias pueden incluir sanciones económicas e, incluso, la suspensión del derecho a autorizar trabajo suplementario por un periodo de hasta seis meses.

Este nuevo esquema tiene un doble impacto: por un lado, limita la capacidad operativa de las empresas en momentos de alta demanda si no se cumplen los requisitos; y por otro, refuerza el mensaje de un entorno regulatorio más estricto, donde no solo se imponen sanciones económicas, sino que también se afectan directamente las dinámicas de organización del trabajo.

En consecuencia, las compañías están obligadas a implementar controles más rigurosos, ya que la principal consecuencia no será solo una potencial multa, sino la imposibilidad legal de disponer de este recurso laboral clave.

De lo preventivo a lo correctivo

El principal reto de esta reforma es el cambio del enfoque preventivo a uno correctivo. El Ministerio ya no aprueba previamente las jornadas extraordinarias, pero sí puede sancionar de forma posterior cualquier incumplimiento. Esto exige una gestión disciplinada, ordenada y trazable de los registros de tiempo por parte de las empresas.

Confiar en controles manuales o en registros poco confiables representa un alto riesgo. Cualquier inconsistencia puede interpretarse como una infracción, con consecuencias negativas para la operación, la reputación corporativa y la relación con los trabajadores.

Recomendaciones prácticas para las organizaciones

Para adaptarse de manera efectiva al nuevo marco normativo, se recomienda implementar las siguientes acciones:

• Implementar sistemas automatizados de registro de tiempo, que aseguren información confiable, accesible y verificable.
• Capacitar al personal de Gestión Humana en las nuevas disposiciones legales, asegurando su correcta aplicación de forma uniforme en toda la organización.
• Respaldar los reportes de tiempo con la evidencia de pago correspondiente, lo cual genera confianza y previene reclamaciones laborales.
• Realizar auditorías internas periódicas de los registros y pagos de horas extra, como mecanismo preventivo para detectar y corregir posibles fallas antes de que se conviertan en contingencias legales.
• La eliminación del permiso ante el Ministerio del Trabajo para laborar horas extra representa una reducción administrativa que puede beneficiar la operación de las empresas. Sin embargo, esta nueva responsabilidad no solo exige un registro riguroso y el pago oportuno de las horas suplementarias, sino que también otorga al trabajador la facultad de exigir la correcta contabilización de su tiempo laborado.

Por ello, más que un simple cambio normativo, esta reforma debe asumirse como una oportunidad para revisar y fortalecer los procesos internos. Las empresas que gestionen las horas extra de manera transparente, ordenada y conforme a la ley, no solo evitarán sanciones, sino que consolidarán su seguridad jurídica y su reputación como empleadores responsables y confiables.