Cuando la forma se vuelve exceso

En el mundo migratorio es normal que una solicitud sea inadmitida o negada. Porque no cumple un requisito, porque la categoría de visa no corresponde a la situación del extranjero o porque los documentos aportados son insuficientes para acreditar lo que se pretende demostrar. Todo eso hace parte del oficio. Lo difícil de explicar es cuando una solicitud ni siquiera llega a ser estudiada.

Hace algunos meses, la Corte Constitucional analizó el caso de una ciudadana extranjera cuya solicitud de visa fue inadmitida porque, al diligenciar el formulario, seleccionó una dependencia distinta de la que debía conocer el trámite. No se discutía la autenticidad de los documentos, no se cuestionaba la relación familiar que daba origen a la solicitud, no existía una prohibición legal para acceder a la visa. El problema se reducía a una equivocación formal en la ruta escogida para presentar la petición. La Corte concluyó que la autoridad había incurrido en un exceso ritual manifiesto y ordenó revisar nuevamente el caso.

La expresión merece atención porque no habla únicamente de migración. En realidad, describe un fenómeno cada vez más frecuente en la forma como toman decisiones las instituciones. Solemos pensar que el mayor riesgo para el ciudadano proviene de la discrecionalidad excesiva de las autoridades. Durante décadas, buena parte del derecho administrativo se construyó precisamente para evitar decisiones arbitrarias y someter al Estado a reglas claras, procedimientos definidos y controles verificables. Sin embargo, hoy, encontramos situaciones en donde empezamos a enfrentar el problema contrario. No la ausencia de reglas, sino el capricho de mirar más allá de ellas.

Quienes trabajamos en asuntos migratorios sabemos que los problemas más complejos rara vez nacen de grandes discusiones jurídicas. Aparecen cuando toda la atención se concentra en la forma y se pierde de vista el propósito. La paradoja es más evidente cuando la autoridad conoce perfectamente qué solicita el ciudadano, comprende las circunstancias del caso y dispone de los elementos necesarios para adoptar una decisión de fondo, pero el análisis se detiene porque una casilla fue marcada de manera incorrecta.

Para el extranjero, ese detalle no es menor. Detrás de cada formulario hay una persona que organizó su vida alrededor de una decisión: una familia que espera reunirse, un profesional que aceptó un cargo, un inversionista que comprometió recursos o alguien que ya tomó decisiones irreversibles confiando en que el sistema respondería a lo que realmente está pidiendo. Cuando el trámite se convierte en un fin en sí mismo, quien paga el costo no es la institución, sino la persona.

Y no ocurre solo en el ámbito público. También sucede en las organizaciones privadas, cuando una empresa comprende cuál es el resultado razonable de una situación y aun así se detiene en una formalidad que podría corregirse sin afectar la esencia del proceso.

Las reglas importan, por supuesto, y los procedimientos existen por buenas razones: garantizan transparencia, igualdad y seguridad jurídica. Pero ningún procedimiento fue diseñado para sustituir el juicio de quien debe aplicarlo.

En mi experiencia, los usuarios rara vez recuerdan el número de una resolución o el nombre de una plataforma. Recuerdan algo mucho más simple: si la institución que tenían enfrente les ayudó a resolver un problema o si los obligó a recorrer un laberinto que parecía no tener fin. ¿Para qué existe, entonces, un procedimiento?

La respuesta debería ser evidente, para facilitar decisiones correctas, no para impedirlas. Durante años nos preocupó que las decisiones dependieran demasiado de las personas. Hoy enfrentamos el riesgo inverso, instituciones y empresas que confían tanto en sus procedimientos que han dejado de ejercer criterio. Los formularios, las plataformas y los controles son indispensables, pero nunca reemplazarán el juicio humano. Porque la calidad de una institución no se mide por su capacidad para detectar errores formales, sino por su capacidad para resolver correctamente los problemas que le han sido confiados. Cuando la forma se vuelve más importante que la finalidad que la justifica, el medio termina ocupando el lugar del fin.