SIC habilita el Registro Nacional de Bases de Datos

¿Qué es el Registro Nacional de Bases de Datos?

Es el directorio público de las bases de datos personales sujetos a cualquier tipo de tratamiento en territorio de Colombia. Es administrado por la SIC y será de libre consulta para cualquier ciudadano.

¿Quiénes deben inscribir sus bases de datos en el Registro?

Aquellas empresas que tengan poder para decidir de cualquier manera sobre las bases de datos y el tratamiento de los datos personales que manejan - los Responsables - tendrán la obligación de inscribir sus bases de datos en el Registro. La Circular Externa 02 de 2015 reglamentó la obligación de inscripción en el Registro específicamente en relación con (i) personas jurídicas privadas inscritas en Cámaras de Comercio y (ii) sociedades de economía mixta. 

En la misma Circular se establece que en el 2016 se reglamentarán los detalles para la inscripción de bases de datos cuyos responsables sean (i) personas naturales (ii) entidades públicas que no sean sociedades de economía mixta y (iii) personas jurídicas de derecho privado que no estén registradas en las Cámaras de Comercio.

¿Cuáles son las principales medidas y acciones?

Los Responsables deberán identificar todas las bases de datos que procesan (que incluyan datos personales de trabajadores, contratistas, clientes, proveedores, etc.) y hacer un inventario que permita individualizar de manera independiente cada una de ellas. 

Posteriormente, se debe realizar la inscripción de las mismas en una plataforma online en la cual se debe ingresar principalmente la siguiente información: 1) la información detallada de cada una de las bases de datos (v.gr. nombre y finalidades de las bases de datos, procedencia de los datos, si han sido objeto de transferencias y/o transmisiones internacionales, de cesiones y/o transferencias nacionales, si se han presentado quejas o reclamos por parte de los titulares de los datos, entre otros), 2) del Responsable del tratamiento a esas bases de datos (v.gr. información de contacto, ubicación e identificación) y 3).de las medidas de seguridad y de acceso a las bases de datos.

¿Cuál es el término para inscribir las bases en el Registro?

El plazo legal para inscribir las bases de datos en el Registro es de un año contado desde la habilitación del mismo, es decir, las personas jurídicas sujetas a la aplicación de la Circular 02 de 2015, tienen plazo para inscribir sus bases de datos en el Registro hasta el 9 de noviembre del 2016. 

Sin embargo, en aras de mantener el orden y de evitar que el sistema colapse, la SIC ha sugerido unos plazos de inscripción teniendo en cuenta el número de identificación tributaria de la compañía. 

Las bases de datos que se creen con posterioridad a ese plazo, deberán inscribirse dentro de los dos meses siguientes a su creación.