• Alejandra Rico Muñoz

miércoles, 29 de marzo de 2023

Examinar la situación de la sociedad y designar los administradores y funcionarios que correspondan, entre las funciones de la Asamblea

Las empresas tienen hasta el viernes para realizar las Asambleas anuales de accionistas. En ellas se debe cumplir las funciones que se establecen en los estatutos y las señaladas en la ley para el respectivo tipo societario. Por regla general, deberá reunirse al menos una vez al año para realizar la reunión ordinaria en la época señalada en los estatutos y, en caso de que no se indique nada, en los primeros tres meses del año.

"Deberán examinar y aprobar o no los estados financieros a corte 31 de diciembre del año anterior, los informes de gestión de los administradores (representantes legales y junta directiva si hay) y disponer si habrá lugar o no al reparto de utilidades", dijo Carolina Trejos, asociada senior que lidera asuntos corporativos y M&A en Cuatrecasas.

Las decisiones que se deberán tomar en la Asamblea las explicó Natalia Davila, asociada de Holland & Knight Colombia, "se debe examinar la situación de la sociedad; designar los administradores y demás funcionarios que le correspondan; determinar las directrices económicas de la sociedad; considerar las cuentas y balances del último ejercicio; considerar el dictamen del revisor fiscal, en caso de aplicar; resolver sobre la distribución de utilidades y; tomar las decisiones que aseguren el cumplimiento del objeto social. En algunos casos se deberán tener en consideración temas adicionales (e.g. grupos empresariales, sociedades que cuenten con sistemas de Sagrilaft y Ptee, entre otros)".

Así mismo, en caso de que la sociedad se encuentre en causal de disolución dicha situación deberá ser informada a la asamblea quien deberá tomar las medidas que correspondan en cada caso. En el caso de la causal de disolución por no cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha, las normas prevén que la existencia de dicha causal debe verificarse por los administradores al momento de elaborar los estados financieros de cada ejercicio.

Por otra parte, cuando se lleve a cabo una asamblea extraordinaria se deberán tomar las decisiones para las que hubiese sido convocada, salvo que se apruebe la modificación del orden del día correspondiente con las mayorías previstas en la Ley o los estatutos para ello.

En caso de ausencia de quórum la administración debe citar a una reunión de segunda convocatoria, que en los casos de sociedades por acciones no puede ser antes de 10 días hábiles ni después de 30 días hábiles de la primera reunión, explicó Trejos.

Además, se podrán suspender y reanudarse cuantas veces sea necesario, según corresponda con los votos requeridos por los estatutos o la ley. Sin embargo, las deliberaciones no pueden prolongarse por más de tres días si no están representadas todas las acciones suscritas de la respectiva sociedad.

¿Cuál es la función de una Junta directiva?
En principio según lo consagrado en el artículo 434 del Código de Comercio son aquellas que se encuentren “expresas en los estatutos”. No obstante, "su función esencial está orientada a adelantar diferentes actividades que le permitan a la sociedad cumplir con sus fines y objetivos, por lo tanto, se encuentra ligada a un ejercicio de administración", Rodrigo Riveros Director General y socio fundador de Riveros Victoria abogados.

El representante legal al tener la responsabilidad de ser esa figura visible de la sociedad y el revisor fiscal debe ser imparcial y una postura más crítica sobre el manejo de ellos por parte de la junta directiva.

Cada vez más los estrictos requerimientos de gobierno corporativo imponen mayores responsabilidades en quienes ocupan los cargos directivos. "En ese sentido, consideramos que es vital que sus miembros sean verdaderos conocedores del negocio y que se propenda por la diversidad e inclusión en su composición, de tal forma que las decisiones se puedan alimentar de distintas visiones", agregó María Isabel Romero, directora de la práctica de derecho de Gómez-Pinzón.