Alcance del derecho de inspección de los asociados

¿Cuáles son las características del derecho de inspección?

Este se deriva de la calidad de asociado y puede ser ejercido personalmente por el socio, o por conducto de cualquier persona que este determine en las oficinas de la administración que funcionan en el domicilio principal de la sociedad. Dicho derecho podrá ser ejercido en el tiempo que se establezca para el efecto, dependiendo del tipo societario. 

Así mismo, no puede ser desconocido por convenios particulares, de ahí que existan sanciones en caso de acciones u omisiones que afecten el acceso a la información que forma parte del derecho de fiscalización individual. No obstante, el derecho de inspección no es absoluto, por lo que puede ser limitado por parte del máximo órgano social con el fin de salvaguardar el curso normal de las actividades de la sociedad. 

Son objeto de inspección individual los libros de actas, el libro de registro de socios, los comprobantes de contabilidad y los demás papeles sociales que tenga la compañía en momentos determinados. 

Sin embargo, la ley ha sido clara al establecer que este derecho no puede extenderse a documentos que versen sobre secretos industriales, cuando se trate de datos que puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad, o que sencillamente excedan del propósito que el derecho entraña.

¿Cuál es el alcance del derecho de inspección sobre documentos con carácter de confidencialidad?

Respecto de los documentos susceptibles de ser inspeccionados, se ha tenido en cuenta que cada sociedad resulta ser un ente único y, como tal, puede tener documentos que, a juicio del máximo órgano social, deben mantenerse bajo reserva. Como ya dijimos, el objeto de este derecho consiste en que los asociados puedan documentarse suficiente y adecuadamente sobre el aspecto económico de la compañía con el objetivo de posibilitar una participación activa en la asamblea, y que puedan votar a conciencia sobre las diferentes determinaciones puestas a su consideración. 

Por fuera de ese derecho quedan aquellos documentos con información ajena a la indispensable para la información del estado financiero, frente a los cuales opera a plenitud la reserva ratificada para los libros de contabilidad y demás documentos privados que están protegidos con reserva constitucionalmente. 

¿Cómo se resuelven las controversias derivadas del derecho de inspección?

Estas deberán ser resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control, que estará facultada para proferir el acto administrativo correspondiente en caso de que considere que hay lugar al suministro de información, por lo que impartirá la orden respectiva. Dicha decisión podrá ser controvertida según los recursos que procedan de acuerdo con la ley.