¿Cómo son los trámites y procedimientos administrativos, frente a las disposiciones sobre la conservación de libros y papeles del comerciante?
Consecuente con lo expuesto y frente a la manera de documentar la información contable, es pertinente formular unas breves conclusiones acerca de la evolución normativa sobre la materia. En el año 1.999, se expidió la citada ley 527, cuyo artículo 12 estableció, que cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: 1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. 2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida. 3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos. En ese sentido la norma citada determina las condiciones que deben cumplir los documentos, registros, o informaciones que de acuerdo con la ley deban ser conservados, los cuales han de ser, igualmente, cumplidos para efectos de conservar los libros y papeles del comerciante que se lleven en cualquier medio electrónico.
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