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Juan Alberto Carrillo martes, 6 de noviembre de 2012

¿Cómo se puede garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica?El Decreto 1929 de 2007 establece que se debe garantizar la autenticidad e integridad de los datos.

En Colombia, mediante la resolución 14465 Articulo 4 del 28/11/2007 se establece que las facturas electrónicas debe llevar “contenido técnico de control correspondiente a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza algunos datos de la factura o de las notas crédito, tales como: la fecha de expedición (generación, numeración) entendida como año, mes, día y hora, minutos y segundos)”.

La Autenticidad de una factura electrónica se puede garantiza con el uso de certificados digitales o con otros métodos de firma electrónica, de acuerdo con la Ley 527 de 1999. La Integridad de una factura electrónica y en general de un documento digital, se garantiza mediante un “resumen, digest, o checksum”. Si los datos de la Factura se modifican el valor inequívoco no coincide y es fácilmente identificado que el documento ha sido cambiado o no.

¿Qué NO es factura electrónica?

Juan Alberto Carrillo de PTESA, contribuye en seguida con una lista de ejemplos de errores de concepto, nociones equivocadas y algunos otros mitos alrededor de la factura electrónica:

“Una factura electrónica es un archivo de computador que contiene una representación digital de la información de una factura” No, un archivo de computador cualquiera que contenga una copia electrónica o una representación digital de una factura convencional NO es una factura electrónica porque no cumple los requisitos técnicos y legales que exige la factura electrónica.

Los siguientes son ejemplos de algunos de archivos electrónicos que NO son facturas electrónicas: o Un archivo de imagen en cualquier formato como jpg, tiff, png, gif, bmp, etc., resultado de usar un proceso de digitalización de la factura convencional por medio del uso de un scanner.

o Un archivo pdf cuyo contenido es una representación gráfica de la factura física, contenida en una combinación de texto e imágenes. Estas copias o representaciones electrónicas suelen tener el propósito de permitir la visualización de la información de la factura a través de un computador para agilizar algunos procesos administrativos, sin tener que recurrir a la búsqueda del original que generalmente está almacenado en sitios remotos, en bodegas especializadas. Estas facturas convencionales allá almacenadas físicamente son las facturas válidas en estos casos. Los archivos de computador mencionados son sólo copias electrónicas, NO son facturas electrónicas. “Una factura electrónica es un archivo de computador generado por el proceso de facturación que está soportado por computador.” No. La “facturación por computador”, es una solución legal y comúnmente usada, que genera los datos de las facturas y muy frecuentemente produce sólo los archivos para impresión de las mismas. Estos archivos no cumplen los requisitos técnicos o legales para constituirse como facturas electrónicas.

Ahora bien, la expedición de la factura electrónica, que cumple todos los requisitos técnicos y legales, sí puede usar como insumo el resultado de la “facturación por computador”, complementándolo, por medio de una serie de procesos electrónicos, para que cada factura electrónica cumpla con los requisitos técnicos y legales exigidos.

“Una factura electrónica debe imprimirse para poder surtir los trámites de posteriores como el pago.” No. La factura electrónica idealmente Nunca se imprime. Aunque, claro que se puede imprimir.

Generalmente la factura electrónica es una representación abstracta, y contiene todos los datos de la factura digitalmente, sin “adornos”, pero las soluciones y los servicios de factura electrónica permiten visualizarla en pantalla o imprimirla en papel adecuadamente, de manera que sean entendibles, legibles y estéticamente amigables para cualquier usuario que con la debida autorización tiene acceso a la respectiva factura en la solución o servicio de factura electrónica que utilice.
 

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