Esta pregunta se la hacen con frecuencia muchos gerentes, y es de gran relevancia para el éxito gerencial.
Para responderla el profesor Pleno de Incae Business School, Phd Julio Sergio Ramírez, plantea un modelo de participación en la toma de decisiones, que sirve como guía a los gerentes para identificar y aplicar, para cada caso específico, una serie de criterios para definir quien debe participar y que papel debe tener en este proceso.
Criterios a nivel individual
Estos criterios no tienen una prioridad fija ni una métrica exacta, pero pueden servir de guía para hacer que las decisiones gerenciales sobre la participación en la toma de decisiones sean sistemáticas y coherentes a lo largo del tiempo:
1. Obtener información sobre asuntos en juego. En principio debe tratarse de tener la información pertinente para la toma de decisión. Con frecuencia podría no desearse la representación de ciertos intereses, pero sin embargo se requiere la participación de alguien que tenga información sobre tales intereses para que sean tenidos en cuenta.
2. Conocimiento experto. Con el fin de lograr la mejor calidad sustantiva en la decisión, debe incluirse aquellas personas que tienen conocimiento profesional y experiencia práctica relevantes en el tema.
Criterios Colectivos
Terminada la definición inicial del nivel de cooperación de cada persona que potencialmente participaría en la decisión, se pasa a revisar los criterios de orden colectivo, los cuales tienden siempre a restringir la participación y son con frecuencia muy influyentes en ello:
1. Economía. Tomar decisiones es un proceso costoso, pues consume tiempo de las personas y otros recursos de la organización. A medida que se incrementa la participación de personas en la decisión se incrementa el costo del proceso decisorio. Se tratará entonces de reducir costos mediante la disminución de los niveles de participación que ofrezcan una menor relación de beneficio/costo.
2. Límites de tiempo. El proceso debe ser llevado a cabo oportunamente, dentro de límites de tiempo que a veces pueden ser muy cortos. Esos límites tienden a entrar en conflicto con criterios como: obtener información, conocimiento experto, defensa de intereses legítimos, legitimidad e identificación con la organización.
3. Confidencialidad de la información. Si existen dudas graves sobre la capacidad de mantener la confidencialidad de la información debido a los niveles de participación de ciertas personas, la opción es examinar el impacto que tendría reducir esos niveles de participación para proteger la confidencialidad.
La participación que ha sido definida a través de los criterios individuales y colectivos, tiende hacer modificada por otros criterios, los cuales, generalmente, se enfocan en ampliar la participación de ciertas personas y en reducir la participación de otras, como lo son: el desarrollo de la organización, la coherencia y alineamiento de la decisión y la equidad en la participación.
El tema de la participación en la toma de decisiones en las empresas es cada vez más relevante a medida que dos barreras importantes para la participación en las decisiones se están debilitando: la falta de preparación o conocimiento del personal para tener una participación ilustrada, y las dificultades de acceso a la información pertinente. Por esto la aplicación de este modelo de manera sistemática desarrollará en el gerente capacidades crecientes para su implementación de manera tal que el proceso de participación en la toma de decisiones se tornará cada vez fácil y natural.
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