Los programas de cumplimiento: no se pueden quedar en el papel

En Colombia existen varios programas de cumplimiento, dependiendo del sector, una sociedad puede estar obligada a implementarlos o puede adoptarlos como una buena práctica.

Pero ¿cómo lograr que esos programas realmente estén presentes en el día a día de las empresas, se integren en la cultura organizacional y no se queden solo en el papel?

Tener un programa de cumplimiento es apenas el punto de partida, lo verdaderamente importante es que esas políticas hagan parte de la cultura organizacional, sean parte de los criterios para la toma de decisiones, sean una herramienta real protección y mitigación de riesgos para la empresa.

Un error común es creer que "cumplimos” o que vamos a mitigar riesgos solo porque tenemos un manual en PDF guardado en una carpeta compartida o publicado en la página web y un Oficial de Cumplimiento nombrado en un papel. El verdadero cumplimiento no se limita a la existencia de documentos, el verdadero cumplimiento es aplicar los procesos definidos en estos documentos en la práctica diaria.

La clave está en desarrollar manuales, políticas y procedimientos con los lineamientos que exige la regulación, pero implementarlos en un lenguaje fácil de entender; debemos capacitar sin aburrir, usar ejemplos con casos reales y un lenguaje claro; generar conversaciones vinculando las políticas a situaciones del día a día, fomentar la participación mostrando la importancia de cada persona en el programa, resaltar la importancia de reportar actividades sospechosas, mostrarle a cada equipo como le aplican las políticas desde su rol en la organización. Cada área necesita entender cómo aplica la política a sus funciones y responsabilidades específicas, debemos facilitar espacios para la retroalimentación y evaluar si realmente se está comprendiendo y aplicando lo aprendido. El objetivo no es solo capacitar y transmitir información solo por cumplir un requisito sino fomentar una cultura real de Cumplimiento.

Los Oficiales de Cumplimiento tenemos el reto y la responsabilidad de integrar las políticas de cumplimiento en la cultura de las empresas, no como imposiciones sino como mecanismos de protección y mitigación de riesgos, esas políticas deben hablar el idioma del negocio: las políticas deben adaptarse al sector, al tamaño y al lenguaje de la empresa, solo así lograrán ser comprendidas, aplicadas y valoradas por todos los niveles de la compañía.

Otro punto clave para que el cumplimiento se convierta en cultura es incluir a los lideres de la organización en el proceso, delegándoles la responsabilidad y las herramientas necesarias para que se conviertan en ejemplo dentro de la empresa. El cumplimiento comienza con el comportamiento de quienes lideran, y la cultura de cumplimiento se fortalece a partir de las decisiones cotidianas.

Después de lograr que los programas de cumplimiento se conviertan en parte de la cultura empresarial, es necesario hacer seguimiento, evaluar la efectividad y actualizar los contenidos cuando sea necesario. El cumplimiento debe gestionarse como un proceso dinámico, sujeto a cambios normativos, nuevos riesgos y cambios de la organización.

Las políticas de cumplimiento no son solamente un trámite o una obligación, son una herramienta preventiva y estratégica para construir empresas más sanas, éticas y sostenibles, no se trata solamente de tenerlas en un documento: se trata de vivirlas en el día a día de la empresa y hacerlas parte de la cultura organizacional.