La normativa colombiana impone obligaciones concretas en materia migratoria y laboral para las empresas que contratan personas extranjeras, y su incumplimiento puede dar lugar a investigaciones y sanciones administrativas. A continuación, se explican las principales obligaciones migratorias que recaen sobre las empresas durante la vinculación de extranjeros.
1. ¿Qué documentos debe pedir la empresa antes de contratar?
El documento habilitante depende del tipo de autorización migratoria con que cuente la persona extranjera:
a) Visa y cédula de extranjería: Colombia cuenta con diferentes categorías de visa (de visitante, migrante y residente), y no todas permiten desarrollar actividades laborales remuneradas. Por eso, antes de formalizar una contratación, la empresa debe verificar no solo que la persona tenga visa vigente, sino también que la categoría y subcategoría específica de esa visa autorice expresamente trabajar. Además, cuando la visa tenga una vigencia superior a tres (3) meses, el extranjero está obligado a registrarla ante Migración Colombia y obtener la cédula de extranjería. En ese caso, la empresa debe exigir la cédula, no solo la visa.
b) Permiso para Otras Actividades (POA): en determinados supuestos, como la prestación de asistencia técnica de corta duración (inferior a 30 días), este permiso es suficiente.
c) Permiso por Protección Temporal (PPT): si la persona es de nacionalidad venezolana y cuenta con PPT vigente, ese documento es suficiente para formalizar la contratación. No se requiere documentación adicional.
d) Tarjeta o licencia profesional: finalmente, cuando se trate de profesiones reguladas en Colombia (tales como la medicina, ingeniería, derecho, entre otras), la empresa debe verificar que el extranjero cuente con la habilitación expedida por el consejo profesional competente.
2. ¿Qué reportes debe hacer la empresa una vez se proceda con la contratación de un extranjero?
La empresa está obligada a registrar a los trabajadores extranjeros vinculados en dos (2) sistemas oficiales:
a) SIRE (Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros), administrado por Migración Colombia, dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de vinculación o terminación de la relación laboral; y,
b) RUTEC (Registro Único de Trabajadores Extranjeros en Colombia), administrado por el Ministerio del Trabajo. La inscripción en el RUTEC deberá realizarse en un plazo no mayor a ciento veinte (120) días calendario, siguientes a la celebración del contrato o desde la vinculación del extranjero.
Adicionalmente, el RUTEC deberá actualizarse cuando finalice la vinculación o contratación del extranjero, cuando se presente cualquier situación que cambie las condiciones iniciales de la vinculación del mismo o cuando cambie de manera permanente su residencia, a más tardar dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al hecho que genera la novedad.
El SIRE es actualmente uno de los principales focos de inspección de Migración Colombia, por lo que es especialmente importante diligenciar correctamente este reporte.
3. ¿Qué obligaciones surgen al terminar la relación laboral?
La terminación del contrato con un trabajador extranjero genera obligaciones adicionales. Además de los reportes de desvinculación en el SIRE y el RUTEC, cuando la empresa haya patrocinado la solicitud de visa y ésta termine de manera anticipada debe notificar la terminación del vínculo laboral al Ministerio de Relaciones Exteriores.
Adicionalmente la empresa será la responsable de pagar los gastos de regreso o repatriación de un extranjero.
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