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Juliana Gómez - juliana.gomez@ppulegal.com martes, 19 de julio de 2016

¿A qué se hace referencia con documentos del comerciante?

El artículo 49 del Código de comercio indica que, son libros de comercio “los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”, definición que no es del todo suficiente y acorde a la concepción actual de dicho concepto.  El profesor Narváez García indica certeramente que estos comprenden “los de registro de acciones, de actas de asambleas generales de accionistas o juntas de socios, de juntas directivas de sociedades y de registro de socios”. 

Por otra parte, la Supersociedades ha indicado que “los libros de comercio incluyen los libros corporativos como los libros de contabilidad, comprendiendo estos últimos tanto los libros en los que se asientan las operaciones económicas, como los documentos soportes de registros, relacionados con la actividad económica de la empresa.”

¿Qué es el derecho de reserva? 

Es una garantía constitucional y legal cuyo contenido y alcance se encuentra en el artículo 61 del Código de comercio, el cual establece que en virtud de la protección del derecho a la intimidad, los libros y documentos privados del comerciante, excluyendo aquellos respecto de los cuales la misma ley habilita su publicidad-, no podrán ser examinados por personas diferentes a sus propietarios o las autorizadas para ello, so pena de incurrir en la sanción penal establecida en el artículo 62 del Código de comercio. Dicha protección cobija no solo los documentos físicos o digitales, sino la totalidad de la información contenida en ellos, respetando el derecho de inspección que asiste a los socios y accionistas de una empresa y al órgano de fiscalización y auditoría de la misma.    

¿Qué es la excepción a la reserva y en qué casos se presenta? 

El artículo 63 y siguientes del Código de comercio, evidencian que la protección de reserva documental encuentra una excepción que emana del deber de defensa del orden público e interés general al otorgar no solo la facultad sino el deber a las autoridades administrativas, en ejercicio de su función de supervisión, de exigir al comerciante la exhibición, total o parcial, de documentos, impidiendo que los administradores encargados del manejo de la información puedan oponerse a su revelación, previo requerimiento de una entidad administrativa autorizada u orden judicial.  

¿Cuáles son los efectos de la excepción a la reserva? 

Contrario a la concepción general, el levantamiento de la reserva sobre los libros y documentos del comerciante no trae como consecuencia que la información contenida en ellos se torne de naturaleza púbica, es decir, dicha documentación continúa siendo de carácter reservado y privado del comerciante, sin perjuicio de que la autoridad administrativa tenga conocimiento, para sí misma, de la información obtenida como resultado del levantamiento “temporal’ de dicha garantía.  
 

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