Estefanía López González
Con el inicio del primer trimestre del año, las empresas comienzan a diseñar sus planes de trabajo con miras a cumplir sus metas y obligaciones del 2025. En efecto, contar con un plan de trabajo ayuda a prever aquellas tareas que, de no cumplirse dentro de los plazos establecidos, pueden acarrear sanciones económicas.
A continuación, se presentan algunas consideraciones para la implementación de programas de cumplimiento en materia de gestión del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo, financiación del terrorismo, corrupción y soborno transnacional:
¿Por dónde empezar?
A través de los capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica, la Superintendencia de Sociedades regula la implementación del Sistema de Administración del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT) y el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). Estos capítulos establecen los criterios para determinar si una empresa está obligada a implementar un SAGRILAFT y/o un PTEE.
En este contexto, lo primero es revisar los estados financieros al 31 de diciembre de 2024 para verificar si el estado de supervisión de la empresa podría cambiar. Por ejemplo, una compañía que en 2024 estaba en estado de inspección podría pasar a estar vigilada a partir del primer día hábil de abril de 2025, según sus activos o ingresos totales reportados a la Superintendencia de Sociedades.
En virtud de lo anterior, determinar que al primer día hábil de abril de 2025 la sociedad podría cambiar su estado de supervisión y pasar a estar en estado de vigilancia podría sugerir una posible obligación futura de implementación para el 2026.
¿Qué sigue?
Determinado el estado de supervisión, se deben revisar los siguientes factores:
Activos e ingresos totales reportados en 2024.
Código CIIU registrado en la cámara de comercio.
Monto total de transacciones internacionales realizadas en 2024.
Contratos suscritos con entidades estatales en 2024.
Este análisis permitirá establecer si la empresa debe implementar un SAGRILAFT y/o un PTEE a 31 de mayo de 2025.
¿Qué hago si mi empresa está obligada a implementar un programa de cumplimiento?
Si se determina que la empresa está obligada a implementar uno o ambos programas, se deberá construir un plan de trabajo que contemple:
a) La identificación de procesos y controles por área en materia de prevención de riesgos según el sistema aplicable, así como los responsables de su ejecución.
b) El diseño de los documentos para la implementación del SAGRILAFT y/o el PTEE.
c) Nombramiento de un oficial de cumplimiento.
d) Aprobación del SAGRILAFT y/o el PTEE.
e) Programación de capacitaciones.
f) Estrategia de implementación del SAGRILAFT y/o el PTEE.
g) Puesta en marcha y divulgación del canal de reportes.
h) Diseño y/o ajuste a los formatos de conocimiento de las contrapartes, incluyendo la solicitud de beneficiarios finales, estructura de titularidad, entre otros requerimientos específicos.
i) Presentación de reportes ante la Unidad de Información y Análisis Financiero.
j) Estrategia de almacenamiento de la información y documentación de soporte de implementación y del desarrollo de la debida diligencia de las contrapartes.
k) Diseño de políticas auxiliares como, la de protección a denunciantes o relacionamiento con servidores públicos.
l) Presentación de los Informes 75 y 58.
m) Preparación del informe anual de gestión del oficial de cumplimiento.
¿Qué consecuencias trae el incumplimiento?
No cumplir con lo dispuesto en los capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica puede generar sanciones económicas. Las multas pueden llegar hasta 200 SMMLV por cada cargo / infracción, alcanzando cifras superiores a 700 millones de pesos.
Por ello, es fundamental que las empresas realicen una planificación adecuada y adopten las medidas necesarias para cumplir con sus obligaciones en materia de implementación del SAGRILAFT y del PTEE en 2025.
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