Evite sanciones y conozca los cuatro cambios a la hora de emitir factura electrónica

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Estas son las normativas a tener en cuenta para facturación electrónica de su negocio

El cierre de un almacén Éxito, un Olímpica y hasta del popular Piqueteadero de Doña Segunda tienen algo en común: la facturación electrónica.Un sistema que facilita la emisión, transmisión, almacenamiento y recepción de facturas en formato digital, en lugar de recurrir al papel tradicional.

El 14 y 15 de febrero, funcionarios de la Dian visitaron 6.600 establecimientos en todo el país, con un enfoque particular en 600 comercios donde, tras análisis de datos, cruces de información y visitas previas, se detectaron irregularidades en la expedición y entrega de la factura electrónica.

La Dian examinó los ingresos mensuales y las operaciones diarias, los contratos de arrendamiento y las facturas correspondientes al alquiler, la relación con proveedores y los valores facturados en el mes, así como los respectivos soportes, el número de empleados, su tipo de vinculación y la última planilla de aportes parafiscales, y los últimos recibos de servicios públicos, entre otros.

Desde que la facturación electrónica se convirtió en un requisito obligatorio, muchas empresas han enfrentado dificultades para adaptarse a esta nueva realidad. Algunas han tardado en implementar los sistemas necesarios, mientras que otras han optado por ignorar la normativa, lo que ha llevado a sanciones ejemplarizantes. La Dian ha sido clara al respecto: no basta con tener un software o emitir algunas facturas digitales de manera esporádica. El cumplimiento debe ser total, constante y ajustado a los plazos y formatos establecidos.

Para fortalecer el ecosistema de facturación electrónica y facilitar su adopción, la Dian está considerando una serie de medidas que afectarán directamente a empresas y contribuyentes.

Cambios en la factura

Habrá restricciones al uso del documento equivalente. Este se utiliza principalmente para servicios públicos y se restringirá a transacciones que estén estrictamente relacionadas con este tipo de pagos, eliminando su uso en otros contextos.

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Esto debe tener en cuenta como empresa a la hora de emitir una factura electrónica

Habrá plazo de 48 horas para la transmisión de facturas. En situaciones excepcionales, como fallas técnicas, las empresas tendrán un máximo de 48 horas para enviar las facturas emitidas en sitio.La Dian está trabajando en la creación de una base de datos centralizada que facilitará la identificación de compradores y mejorará la trazabilidad de las transacciones.

“Uno de los cambios es ampliar la cobertura de sectores que aún no está sistematizados y no han implementando la facturación electrónica como profesionales independientes y pequeños comerciantes que tengan ingresos iguales o superiores a $148 millones aproximadamente”, dijo Linndsay Ordóñez, gerente administrativa del Centro Jurídico Internacional.

Multas si no emite facturas

Si un contribuyente tiene la obligación de emitir facturas electrónicas y no lo hace, o las emite sin ajustarse a los requisitos legales, puede ser sancionado conforme al Estatuto Tributario colombiano. Las penalizaciones por esto varían según la falta o incumplimiento cometido.

En caso de que las facturas emitidas no cumplan con los requisitos exigidos por la ley, se aplicará una sanción equivalente a 1% del valor de las operaciones facturadas de manera incorrecta, con un límite máximo de 950 UVT, que para 2025 corresponde a $47,3 millones.

Por otro lado, quienes estando obligados a facturar no lo hagan podrán enfrentar la sanción de clausura del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o cualquier lugar donde ejerzan su actividad, profesión u oficio. Esta medida tendrá una duración de tres días.

Facturación como oportunidad

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Ante este panorama, expertos en tecnología y proveedores de soluciones digitales como la empresa Cadena subrayan que la facturación electrónica no debe considerarse solo como una obligación regulatoria, sino como una oportunidad para mejorar la eficiencia y competitividad empresarial.

Juan Manuel Calle, vicepresidente de negocio de Cadena, comentó que “la correcta implementación de la facturación electrónica permite optimizar procesos, reducir costos y fortalecer la relación con clientes y proveedores. Más que una carga, es un factor de competitividad”.