Prepárese para la asamblea ordinaria de este año

¿Cuándo deben ser convocados los socios o accionistas a la reunión ordinaria?

La convocatoria deberá llevarse a cabo con 15 días hábiles de anticipación a la reunión; no incluyen el día en el que se envía la convocatoria, ni el día en que se lleva a cabo la reunión. En las SAS la convocatoria será de 5 días hábiles, a menos que en los estatutos se haya acordado otra cosa. En las SAS los accionistas podrán renunciar a la convocatoria mediante comunicación escrita enviada al representante legal de la sociedad antes, durante o después de la reunión. 

¿Qué es el derecho de inspección y cuándo puede ejercerse?

Es el derecho que tienen los asociados para examinar la situación económica, financiera y administrativa de la sociedad en la que han aportado capital. En el caso de las sociedades anónimas, este derecho podrá ejercerse únicamente dentro de los 15 días hábiles anteriores a la fecha de la reunión ordinaria. En el caso de las SAS, dentro de los 5 días hábiles anteriores a la reunión ordinaria, salvo que en los estatutos sociales se estipule otro término. En los demás tipos societarios podrá ejercerse de manera permanente.

¿Cuál es el alcance del derecho de inspección?

Para las reuniones ordinarias del año en curso, el derecho de inspección recae sobre el periodo contable de 2015 e incluye los siguientes documentos: libros de actas de asamblea y de junta directiva; libros de contabilidad; la correspondencia del periodo aplicable; los estados financieros; el proyecto de distribución de utilidades; el informe de gestión del representante legal y el informe de gestión del revisor fiscal. 

¿Qué limitaciones tienen los administradores que tienen también la calidad de accionistas?

Los administradores que también sean accionistas no podrán votar los balances de la sociedad. Esto aplica para todos los tipos sociales, salvo las SAS. 

¿Qué formalidades requieren los poderes para hacerse representar en las reuniones del máximo órgano social?

Las formalidades que deben tener los poderes de quienes representen a cualquier asociado en las reuniones del máximo órgano son las siguientes: (i) debe ser por escrito, (ii) debe indicar el nombre del apoderado, (iii) la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso y (iv) la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere. Estos requisitos aplican, tanto para las personas que otorgan el poder en Colombia, como para quienes lo otorgan en el extranjero. 

¿Qué son las reuniones virtuales?

Son aquellas que no requieren la presencia física de los asociados. Así, la asamblea podrá llevarse a cabo por medios como Skype o teleconferencia. Estas reuniones deben cumplir los siguientes requisitos: (i) deben participar todos los asociados y (ii) debe haber prueba del sentido del voto de cada participante y de la deliberación simultánea o sucesiva de todos los participantes.  

¿Qué hacer frente a decisiones abusivas y contrarias a la ley?

En caso de que usted considere que hay alguna irregularidad en la convocatoria, en el derecho de inspección o en la respectiva reunión, usted podrá iniciar un trámite judicial a través de una demanda ante la Delegatura para Procedimientos Mercantiles de la Supersociedades.