¿Debe darse trámite al memorial presentado unos minutos tarde?

¿Debería darse trámite a los memoriales que se presentan electrónicamente el último día del término y pasados unos pocos minutos de la hora de cierre del despacho? ¿no hacerlo configuraría un exceso ritual manifiesto? Estas preguntas se han discutido desde que la presentación de memoriales vía correo electrónico se volvió la regla general.

En desarrollo de la perentoriedad de los términos y oportunidades procesales, el artículo 109 del Código General del Proceso establece que los memoriales se entenderán presentados oportunamente si se reciben antes del cierre del despacho del día que vence el término. Sin embargo, se dan con más frecuencia de lo deseable situaciones como la radicación de memoriales unos minutos por fuera del término, dirigidos a una dirección de correo electrónico errada, sin los documentos adjuntos, entre otras.

En varias providencias de la Corte Suprema de Justicia se ha señalado que el juez debe evaluar si da trámite al respectivo memorial solamente si la tardanza se debió a cuestiones propias del sistema no atribuibles a la parte y si de las condiciones del caso concluye que la parte fue diligente al enviar su memorial de manera correcta y a tiempo. No analizar las circunstancias de cada asunto en concreto, así como la evidencia existente acerca del particular, podría configurar un defecto procedimental por exceso ritual manifiesto (CSJ, STC8584-2020, STC340-2021, STC13728-2021).

De lo anterior puede colegirse que solo excepcionalmente el juez debe evaluar si da trámite al memorial extemporáneo. Los eventos extraordinarios en los que el juez debe examinar si imparte trámite al memorial radicado por fuera del término deben reunir dos condiciones: i) que la presentación del memorial unos minutos por fuera del término se deba exclusivamente a fallas en el sistema que no sean atribuibles a la parte; y ii) que la parte hubiere probado su diligencia en enviar de forma tempestiva y adecuada el memorial. Estas condiciones no se presumen, sino que deben acreditarse y evaluarse en cada caso particular.

Una interpretación distinta premiaría a la parte negligente en el cumplimiento de su carga procesal relacionada con la debida presentación del memorial y, además, generaría situaciones de inseguridad jurídica al permitirse que el límite temporal para la presentación de memoriales sea completamente indefinido.