Aspectos claves para no perder la autorización como operador económico autorizado

La autorización de Operador Económico Autorizado en Colombia (OEA) hoy la tienen 565 empresas, quienes en su mayoría la adquirieron con la convicción de que esto mejoraría su eficiencia porque las autoridades harían menos controles en los puertos, los procesos de desaduanamiento y de exportación serían más eficientes y por lo tanto más económicos, además mejoraría el flujo de caja al pagar los tributos aduaneros consolidados y menos primas en garantías, por nombrar solo algunos.
Pasados los dos años de calificación vienen las revalidaciones a los requisitos mínimos de seguridad y es aquí donde se han detectado que muchas empresas no han hecho el mantenimiento de su sistema de seguridad OEA y ponen en riesgo la autorización.

Lo primero a considerar es que la alta dirección debe tener claro cuál es el objetivo de tener la autorización como OEA y propender por el cumplimiento de la política de seguridad que se han establecido. Esto se logra validando anualmente que los objetivos se hayan cumplido y planteando nuevos indicadores para cada anualidad.

Una vez la alta dirección acepte y se comprometa con ese objetivo, se debe asignar un líder OEA que tenga todo el conocimiento en los requisitos mínimos de seguridad, liderazgo y disponibilidad, para mantener a todas las áreas de la compañía comprometidas con el cumplimiento de sus procedimientos.

El líder OEA debe estar atento a hacer seguimiento a los compromisos que la misma empresa se ha impuesto en sus procedimientos, el más importante de ellos es realizar anualmente o cada vez que se requiera, un análisis de riesgos, involucrando a toda la compañía. A partir de este análisis se desencadena todo el mantenimiento a los requisitos exigidos, siempre que se realice en debida forma, se garantizará una revalidación exitosa.

Como cuarto punto se debe trabajar porque la seguridad sea una cultura dentro de la empresa y con todos los asociados de negocio; esto se logra comunicando y apropiándose de los procedimientos que se plantean, recordando de manera permanente la importancia de los mismo, para así garantizar mantener las buenas prácticas. Incluso si hay cambios de personal, facilitará la capacitación para que se mantengan los protocolos.

Por último está el trabajar con asociados de negocio confiables y esto se logra realizando un análisis de riesgos objetivo, validando de manera consiente los riesgos que realimente pueden afectar la cadena de suministro internacional. Cada proveedor es diferente por lo que sugerimos al realizar las visitas verificar las evidencias que les pueda garantizar una operación segura. Un ejemplo que puedo mencionar es si se contrata con un operador portuario o logístico el cargue de un contenedor de exportación, en la visita de verificación de los requisitos mínimos de seguridad se debería confirmar que efectivamente se validen los antecedentes del personal asignado para esas labores y se realicen visitas domiciliarias, con controles permanentes para garantizar la confiabilidad del personal que finalmente tendrá contacto con la carga y el contenedor de exportación.

Al concentrarse en estos cinco aspectos, las nuevas empresas que quieran acceder a la autorización como OEA o a las que ya tienen esa calidad, tendrán una hoja de ruta clara que facilitará la implementación de los requisitos mínimos de seguridad o la conservación de su estatus como OEA, certificación que es recomendable tener, pues no solo aseguran un sistema de seguridad robusto, sino que también potencian su eficiencia operativa y fortalecen su participación en el comercio internacional.