jueves, 25 de enero de 2018
Resulta pertinente recordar la existencia de la obligación de depositar los estados financieros en la Cámara de Comercio, máxime en época de celebración de las reuniones ordinarias de los máximos órganos sociales de las sociedades comerciales en las que éstos son aprobados.
¿Quiénes están obligados a depositar sus estados financieros en la Cámara de Comercio?
El artículo 41 de la Ley 222 de 1995 señala que todas las sociedades comerciales, sin importar el tipo social, antigüedad o tamaño, deben depositar una copia de sus estados financieros de propósito general en la Cámara de Comercio de su domicilio social.
En concreto, ¿qué documentos se deben depositar y cuál es el plazo para cumplir con esta obligación?
El representante legal de la sociedad correspondiente deberá depositar en la Cámara de Comercio (i) los estados financieros de propósito general, (ii) las notas correspondientes y (iii) el dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere. El plazo para cumplir con esta obligación es de un (1) mes contado a partir de la fecha en que el máximo órgano social apruebe los estados financieros del respectivo ejercicio social.
¿Existe alguna excepción a esta obligación?
Únicamente aquellas sociedades que tengan la obligación de remitir sus estados financieros a la Superintendencia de Sociedades están eximidas de depositarlos en las Cámaras de Comercio.
En este punto se debe tener en cuenta que anualmente la Superintendencia de Sociedades emite instrucciones respecto de qué entidades deben enviar información financiera a dicha autoridad. Para el año en curso, las sociedades sometidas a vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, así como las sociedades sometidas a su inspección a las cuales se les imparta la orden a través de acto administrativo particular, deberán remitir sus estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2017 a dicha entidad, según las fechas definidas de acuerdo con los últimos dos (2) dígitos del NIT de la sociedad correspondiente.
¿Quiénes pueden acceder a la información depositada en las Cámaras de Comercio?
Una vez depositados los estados financieros en las Cámaras de Comercio a través de los mecanismos que éstas establezcan para tal efecto, cualquier tercero podrá solicitar copia de dichos. Las Cámaras de Comercio deberá conservar la información depositada por cinco (5) años.
¿Qué consecuencias conlleva el incumplimiento de esta obligación?
El artículo 42 de la Ley 222 de 1995 establece que en el evento en que una sociedad, sin justa causa, no difunda sus estados financieros estando obligada a ello, un tercero podrá aducir cualquier otro medio idóneo de prueba contemplado en la ley para probar la información contenida en los estados financieros. Por otra parte, los administradores y el revisor fiscal deben responder por los perjuicios que puedan llegar a causar a la sociedad, a sus socios o terceros, por el no depósito de los estados financieros.
Finalmente, la Superintendencia de Sociedades tiene la facultad de imponer multas hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales (200 s.m.l.m) a quien incumpla esta obligación.
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