El inicio de cada año cobra especial relevancia al interior de las organizaciones empresariales en Colombia. Durante los primeros meses se desarrolla lo que comúnmente se conoce como la “temporada de asambleas”. Con frecuencia se piensa que estas reuniones son un mero trámite en el que un grupo de personas se limita a seguir un guion formalista que poco aporta a la discusión sobre la situación real de la compañía. Incluso, no falta quien considere que la convocatoria es simplemente un espacio para evaluar la oferta gastronómica del representante legal.
Es por ello que vale la pena plantearse algunas preguntas:
¿Para qué sirve realmente la reunión ordinaria del máximo órgano social?
El ordenamiento jurídico colombiano reconoce la importancia de estas reuniones y establece reglas destinadas a garantizar su adecuado funcionamiento. Estas disposiciones se encuentran en el Código de Comercio. En particular, el artículo 181 establece que la asamblea debe reunirse ordinariamente por lo menos una vez al año, en la época fijada en los estatutos o, en su defecto, dentro de los tres primeros meses del año conforme al artículo 422.
En términos sencillos, este espacio permite que los propietarios de la sociedad examinen la situación de la compañía y formulen preguntas como: ¿por qué aumentaron los gastos?, ¿qué ha sucedido con los proyectos propuestos en periodos anteriores?, o ¿por qué las estrategias comerciales no están dando los resultados esperados?
¿Se trata únicamente de un requisito legal o de un verdadero espacio de control empresarial?
Desde la perspectiva del gobierno corporativo, la asamblea constituye el órgano supremo de la sociedad. Aunque la administración cotidiana corresponde a los administradores, como el representante legal o la junta directiva, la asamblea conserva funciones esenciales de control y dirección general. Por ello, al finalizar cada ejercicio social los administradores deben presentar su informe de gestión junto con los estados financieros, con el fin de que los socios conozcan la situación económica de la empresa.
En definitiva, la asamblea ordinaria no es simplemente una obligación anual, sino el momento en el que la sociedad revisa su pasado reciente, analiza su presente institucional y proyecta decisiones para el futuro.
¿Cuáles son las formalidades que deben observarse para evitar contratiempos legales en la toma de decisiones?
Para evitar contratiempos legales, su preparación resulta fundamental. Esto implica revisar los requisitos estatutarios de convocatoria, preparar la información financiera, estructurar el orden del día y elaborar adecuadamente las actas. La convocatoria a la asamblea también tiene algo de ritual corporativo, ya que, debe informar con claridad quién convoca, cuándo, dónde y para qué se reunirá la sociedad, mientras que las actas cumplen una función probatoria fundamental al consignar las decisiones adoptadas por los socios.
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