Implementación del Registro Nacional de Bases de Datos

Con la expedición de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el Gobierno Nacional estableció los principios y reglas básicas para el tratamiento de los datos personales, en desarrollo del derecho fundamental al derecho a la información o Habeas Data contemplado en el artículo 15 de la Constitución Política de 1991.

Uno de los aspectos importantes incluidos en esta normativa fue el principio de “accountability” o “responsabilidad demostrada”, sumado al deber del Estado de reglamentar, crear y poner en marcha un Registro Nacional de Bases de Datos (Rnbd).

El principio de “responsabilidad demostrada” consiste en que todo responsable o encargado del tratamiento de datos personales, a solicitud de la autoridad competente (Superintendencia de Industria y Comercio), debe demostrar que ha implementado una política, manuales internos, procedimientos, mecanismos tecnológicos e infraestructura administrativa para el tratamiento adecuado de datos personales.

Así, los responsables y encargados del tratamiento de datos personales deberán estar en capacidad de presentar la descripción de los procedimientos usados para ello, y lo que resulta más notable, brindar una explicación sobre las finalidades y relevancia de los datos recaudados en proporción con la estructura y tamaño empresarial, el tipo de información que se maneja, la clase de tratamiento empleado y los posibles riesgos. Para ello, era necesario colocar en marcha en paralelo el Registro Nacional de Bases de Datos.

Para tal fin, el Gobierno Nacional expidió como primera medida los Decretos 886 de 2014 y 1074 de 2015 a través de los cuales fijó los términos y condiciones para que todo poseedor de bases de datos personales pudiese inscribirlas, y permitir de igual forma a la Superintendencia de Industria y Comercio como ente competente iniciar las labores de control y vigilancia encomendadas por el legislador.

Fue así como esta entidad, mediante la expedición de la Circular Externa 02 del pasado 3 de noviembre de 2015, estableció los plazos máximos para que toda persona jurídica de carácter privado registrada en Cámara de Comercio o de economía mixta responsable del tratamiento de datos personales en Colombia, realice su inscripción de todas las bases de datos que hagan parte de su activo en el Registro Nacional de Bases de Datos, (última fecha18 de noviembre de 2016).

Con este registro se busca, por un lado, que todas aquellas personas que recopilan, administran y suprimen datos personales den a conocer al Estado los procesos que emplean para el tratamiento de la información, de modo que se pueda supervisar el cumplimiento de la ley, y por el otro, brindar a los ciudadanos un sistema de consulta que les permita ejercer sus derechos, tales como conocer, actualizar, rectificar, suprimir cualquier dato o hasta revocar la autorización de uso.

Si usted como empresario aún no ha formalizado sus procedimientos y mecanismos de administración de datos personales, debe consultar los términos en la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co) y conocer las fechas límites, de tal forma que pueda cumplir a tiempo con esta obligación y evitar sanciones.