Habilitación para el registro de bases de datos personales

La Superintendencia de Industria y Comercio - SIC, mediante Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015, estableció la información e instrucciones para las inscripciones de las bases de datos en el RNBD por parte de los responsables de su tratamiento, es decir, todas las personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta.

A continuación se enuncian algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta para efectos del registro en el Rnbd.

¿Qué información debe inscribirse en el Rnbd?

1. Datos de identificación, ubicación y contacto del responsable del tratamiento de la base de datos.

2. Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los encargados del tratamiento de la base de datos.

3. Canales para que los titulares ejerzan sus derechos.

4. Nombre y finalidad de la base de datos.

5. Forma de tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada).

6. Política de tratamiento de la información.

7. Información almacenada en la base de datos.

8. Medidas de seguridad de la información.

9. Procedencia de los datos personales.

10. Operación y procedimiento para la transmisión y/o transferencia internacional de datos personales.

11. Cesión o transferencia nacional de la base de datos

12. Reporte de novedades (reclamos presentados e incidentes de seguridad).

¿Cuál es el plazo para realizar la inscripción de las bases de datos?

La inscripción deberá realizarse antes del 9 de noviembre de 2016. No obstante lo anterior, en la Circular Externa 02 se sugiere un cronograma para inscribir las bases de datos, de conformidad con los últimos dígitos del NIT.

¿Debe actualizarse la información inscrita en el Rnbd?

Según lo señalado por la Circular Externa, la información contenida en el Rnbd deberá actualizarse (i) dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes cuando se realicen cambios sustanciales a la información registrada, y (ii) anualmente, entre el 2 de enero y 31 de marzo, a partir de 2018.

Igualmente, dentro de los 15 primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de la inscripción, los responsables del tratamiento deben actualizar la información de los reclamos presentados por los titulares, el cual consistirá en la consolidación de los reclamos presentados ante el responsable y encargado del tratamiento teniendo en cuenta lo manifestado por los titulares de la información. El primer reporte se deberá presentar durante el primer semestre de 2017 con la información que corresponda al segundo semestre de 2016.

¿Qué se entiende por cambios sustanciales en la información registrada en el Rnbd que amerite actualización?

Aquellos que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el encargado de su tratamiento, los canales de atención al titular de la información, la clasificación o tipos de datos almacenados, las medidas de seguridad implementadas, la política de tratamiento de la información, y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.