El numeral 14 del artículo 78 del Código General del Proceso establece que las partes y sus apoderados judiciales deben enviar a la contraparte copia de los memoriales que presenten dentro del proceso cuando esta haya suministrado una dirección electrónica o un medio equivalente para recibir información.
Si se presenta un memorial, debe remitirse copia a la contraparte a más tardar al día siguiente. Y si ello no ocurre, la parte afectada puede solicitar la imposición de una multa.
Teniendo en cuenta que la norma exige que la parte ya se encuentre notificada y que existen herramientas que transformaron el acceso a la información ¿es necesaria la imposición de una multa por inobservancia de esta obligación, cuando el memorial ya obra en el expediente electrónico?
¿Cuál es la finalidad de la obligación?
Cuando el legislador incorporó esta obligación, el proceso judicial estaba construido sobre la comunicación entre las partes. Conocer una actuación dependía de que se notificara, remitiera o la pusieran formalmente en conocimiento de los sujetos procesales.
La obligación responde a la necesidad de asegurar que las actuaciones presentadas sean conocidas, evitando la afectación al derecho de defensa. Por tanto, su aplicación debe considerar la finalidad que justifica este deber de comunicación.
¿Cómo se articula el acceso a la información y el deber de vigilancia de las partes?
La transformación digital modificó el acceso a la información. Los documentos dejaron un espacio físico para incorporarse a expedientes electrónicos que pueden ser consultados directamente por quienes intervienen en el proceso.
Cuando un sujeto procesal se encuentra notificado de un proceso, ello lo habilita para tener acceso directo al expediente con una simple solicitud al despacho judicial, lo cual facilita la ejecución del deber de vigilancia. La consulta de los sistemas de la Rama Judicial y el seguimiento de las actuaciones forman parte de una conducta procesal diligente.
Si bien la norma busca garantizar el conocimiento de las actuaciones, su aplicación debe considerar dos deberes: i) el de quien presenta un memorial de remitir copia a la contraparte y; ii) el de quienes intervienen en el proceso de mantenerse informados sobre su desarrollo. El problema surge cuando el incumplimiento del primero da lugar a una sanción sin considerar el alcance del segundo ni las condiciones en que la contraparte podía acceder a la información.
¿La disponibilidad del memorial en el expediente electrónico inaplica la multa?
No necesariamente, sin embargo, sí plantea la necesidad de examinar las circunstancias en las que se produjo el incumplimiento y sus efectos.
Si el memorial estaba incorporado al expediente electrónico, era accesible, podía ser consultado en tiempo y la contradicción pudo ejercerse sin limitaciones, resulta legítimo preguntarse cuál es la afectación concreta que justificaría la sanción.
En ese sentido, aplicar la disposición sin considerar la transformación digital puede llevar al cumplimiento formal de la obligación, aun cuando su incumplimiento no haya afectado el derecho de defensa.
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