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Carolina Castro de la Torre - carolina.castro@hklaw.com lunes, 25 de enero de 2016

¿En qué casos se puede esperar una visita de la Ugpp?

En este momento la Ugpp está citando a empresas de todos los tamaños, personas naturales contratistas independientes e incluso, personas naturales que no obstante no trabajaron o no prestaron servicios independientes pero reportaron ingresos en sus declaraciones de renta para años gravables anteriores. 

¿Con qué antelación la Ugpp puede anunciar su visita?

En los casos de procesos de fiscalización se recibe de parte de la Ugpp un requerimiento de información inicial; sin embargo, la Ugpp puede programar visitas para revisión e inspección tributarias en un mismo día. Esta visita se hace con anterioridad a iniciar el proceso de fiscalización por un año en específico.

¿Qué información puede solicitar la Ugpp?

Aunque la Ugpp está facultada para pedir cualquier información que considere necesaria para revisar la actuación de la empresa, por lo general la información que solicita es la siguiente: balances de prueba a máximo nivel auxiliar, auxiliares de las cuentas contables relacionados con los pagos de nómina, nóminas mensuales en los formatos exigidos por la Ugpp, convenciones o pactos colectivos, políticas de compensación, información relacionada con aprendices Sena, con trabajadores pensionados, modelos de contratos, liquidaciones finales de acreencias laborales, políticas de viáticos, entre otros. 

¿Qué sanciones puede interponer la Ugpp a una empresa?

Por omitir la afiliación de empleados o por el no pago de sus aportes, se aplica una sanción por cada mes de retraso en el pago y se calcula de acuerdo al número de empleados y sobre el aporte mensual a cargo. Los porcentajes de sanción oscilan entre 1,5% y 12% del aporte mensual por cada empleado. Por otro lado, la Ugpp permite corregir de forma voluntaria la información reportada, y se genera un cobro de 5% del mayor valor a pagar que se genere entre la declaración corregida y la inicial; sin embargo, si la corrección se hace después de un primer requerimiento de información de la Ugpp se aplica una sanción de 20%, mientras que si la corrección se hace después de que la Ugpp notifique un primer requerimiento para corrección la sanción sube a 35%, y en caso de una liquidación oficial se aplica una sanción de 60%.

¿Cómo se puede preparar una empresa ante una eventual visita de la Ugpp?

La recomendación para todo tipo de empresas es programar, con la firma de abogados Holland & Knight, auditorias previas a una visita de la Ugpp en la que revisa toda la documentación que puede exigir la unidad, para que de esta manera se puedan identificar contingencias en la empresa, y de esta manera corregir y mejorar para evitar reliquidaciones de la Ugpp. 

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