Nos encontramos dentro del primer trimestre del año y, como es de conocimiento del sector empresarial, es oportuno celebrar la reunión ordinaria del máximo órgano social de la sociedad, para lo cual los administradores deben cumplir las obligaciones de convocar a la reunión; preparar los informes legales y financieros señalados en el art. 46 de la L. 222/95 y el C.Co., y permitir el ejercicio del derecho de inspección. En orden a ello, suelen surgir inquietudes procedimentales sobre dichas obligaciones, tales como:
¿Las obligaciones de convocar y celebrar la reunión ordinaria deben cumplirse dentro de los tres primeros meses de cada año?
Salvo disposición estatutaria en contrario, la norma establece que tanto la obligación de convocar la reunión ordinaria como la de celebrarla deben efectuarse dentro de los tres primeros meses de cada ejercicio. En consecuencia, no ejecutar ambas obligaciones dentro del término indicado es un incumplimiento, así como hacerlo de forma extemporánea o parcialmente, p. ej., efectuar la convocatoria, pero celebrar la reunión ordinaria en abril.
¿Cuáles son los informes del art. 46 de la L. 222/95 que son objeto de revisión y/o aprobación del órgano social?
Los documentos del mencionado art. son: informe de gestión; EE.FF. de propósito general junto con notas con corte al cierre de ejercicio, debidamente firmados y certificados; dictamen de revisoría fiscal sobre los EE.FF. de propósito general, si aplica; y proyecto de distribución de utilidades, todo lo cual deben preparar y recopilar los administradores con apoyo de las áreas encargadas, para aprobación del órgano social y deben dejarlo a disposición de los socios a partir del mismo día de la convocatoria y hasta la reunión ordinaria.
El cumplimiento de esta obligación garantiza que los socios puedan revisar y conocer de ante mano la información que será objeto de aprobación, lo cual hace parte del ejercicio de su derecho de inspección consagrado en los arts. 379, 422 y 447 del C.Co., 48 de la L. 222 y el Título III, Capitulo III, Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades.
Incumplir esta obligación y deber compromete la responsabilidad de los administradores, al punto de incurrir en causal de remoción por decisión del órgano social, por lo que bajo ningún escenario o recomendación será justificable.
¿Cuándo la sociedad tiene junta directiva esta es la que aprueba el proyecto de distribución de utilidades y los EE.FF. de propósito general de cierre del ejercicio social?
No, esta función es exclusiva del máximo órgano social, por lo que la participación de la junta directiva es de estructuración y autorización. Por su parte, el representante legal será el encargado de presentarlos en la reunión.
¿Qué pasa si no se convoca y celebra la reunión ordinaria dentro del primer trimestre?
De no convocarse la reunión ordinaria en el término legal, los socios se reunirán el primer día hábil de abril a las 10:00 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración, y deliberarán y decidirán válidamente con un numero plural de socios cualquiera sea la cantidad de acciones o cuotas sociales representadas. Es de aclarar que el requisito de pluralidad de socios indicado no es aplicable a las SAS.
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